System rezerwacji wizyt dla gabinetu lekarskiego i jak go wybrać

Co system rezerwacji powinien umieć na starcie

Zanim zaczniesz porównywać oferty, spisz, co dziś zabiera czas w gabinecie. Najczęściej jest to telefon: pacjent pyta o wolny termin, recepcja przegląda grafik, proponuje dwie godziny, pacjent oddzwania. Jedna rezerwacja potrafi zająć kilka minut i kilka kontaktów. System rezerwacji ma skrócić to do jednego kliknięcia pacjenta.

Funkcje, bez których nie ma sensu płacić, to kalendarz widoczny dla pacjenta w czasie rzeczywistym, potwierdzenie rezerwacji, przypomnienie przed wizytą i możliwość odwołania lub przełożenia terminu przez pacjenta. Dla gabinetu, który przyjmuje też zdalnie, dochodzi rezerwacja konsultacji online w tym samym kalendarzu.

• Wolne terminy na żywo. Pacjent widzi tylko okna, które faktycznie są wolne, w długości dopasowanej do rodzaju wizyty.
• Przypomnienia. Najprostszy sposób na ograniczenie niestawiennictwa, które zostawia puste okna w grafiku.
• Wspólny kalendarz. Recepcja i lekarze pracują na tym samym grafiku, bez dublowania wpisów.
• Cena przy profilu. Pacjent, który zna cenę przed rezerwacją, rzadziej rezygnuje na miejscu.

Ile kosztuje system rezerwacji wizyt

Modele rozliczeń są dwa. Pierwszy to niski abonament plus prowizja od każdej rezerwacji. Drugi to stała opłata niezależna od liczby wizyt. Prowizja wygląda niewinnie, dopóki gabinet nie zacznie być dobrze obłożony, bo wtedy koszt rośnie razem z sukcesem. Stały abonament jest przewidywalny i łatwy do wpisania w budżet.

W SzukajDoktora plan Lekarz kosztuje 199 zł netto miesięcznie (99 zł netto przy płatności rocznej), a plan Gabinet dla zespołu 499 zł netto miesięcznie (249 zł netto przy płatności rocznej). Do cen doliczamy 23 procent VAT. Pełne zestawienie składników ceny opisaliśmy w artykule ile kosztuje program do rejestracji pacjentów.

Jak policzyć, czy system się zwróci

Rachunek mieści się w jednej linijce. Podziel miesięczny koszt systemu przez cenę typowej wizyty prywatnej. Przy wizycie za 250 zł plan roczny dla jednego lekarza zwraca się po jednej dodatkowej wizycie w miesiącu, a plan miesięczny po dwóch. Wszystko ponad to jest przychodem gabinetu.

Drugi element rachunku to czas recepcji. Jeśli recepcja odbiera dziennie kilkanaście telefonów wyłącznie w sprawie terminów, część z nich zniknie po wdrożeniu rezerwacji online. Przy grafiku zespołu, który i tak trzeba układać z głową, pomaga osobne narzędzie do ułożenia [grafiku pracy zgodnego z Kodeksem pracy](https://alepraca.pl).

Pytania, które warto zadać dostawcy

Zadaj te same pytania każdemu kandydatowi i zapisz odpowiedzi obok siebie. Ile zapłacę miesięcznie za mój zespół razem z VAT. Czy jest prowizja od rezerwacji albo opłata za każdego kolejnego lekarza. Czy przypomnienia dla pacjentów są w cenie. Jak wygląda rezygnacja i czy dostanę fakturę VAT. Czy pozycja w wynikach zależy od dopłaty.

Zwróć też uwagę, czy system zastępuje Twój program do dokumentacji, czy działa obok niego. Wymiana systemu z kartotekami to projekt na miesiące. Warstwa rezerwacji uruchamiana obok istniejącego programu wchodzi w jeden dzień i nie ryzykuje danych pacjentów.

System rezerwacji a widoczność gabinetu

Sam kalendarz nie przyprowadzi pacjentów, jeśli nikt nie zna gabinetu. Dlatego warto wybrać rozwiązanie, które łączy rezerwację z profilem w wyszukiwarce lekarzy. Pacjent szukający lekarza widzi wtedy cenę, najbliższy termin i od razu rezerwuje. Porównanie z dużym portalem znajdziesz na stronie alternatywa dla ZnanyLekarz.

Jeśli prowadzisz gabinet stomatologiczny albo fizjoterapii, zobacz wersje dopasowane do tych specjalności: program dla gabinetu stomatologicznego i program dla gabinetu fizjoterapii. Szersze porównanie kryteriów wyboru jest w tekście jaki program do rejestracji pacjentów wybrać.

Jak uruchomić system w gabinecie w jeden dzień

Wybierz plan w cenniku i uzupełnij profil: specjalizacje, lista usług z cenami, zdjęcie, opis. Potem otwórz terminy w kalendarzu na najbliższe tygodnie, najlepiej w oknach dopasowanych do rodzaju wizyty. Profil publikuje się po opłaceniu abonamentu, a pierwsze rezerwacje mogą przyjść jeszcze tego samego tygodnia.

Większe zespoły przypisują role recepcji, lekarzom i kierownikowi. Szczegóły planu dla wielu lekarzy są na stronie dla placówek, a dla praktyki jednoosobowej na stronie dla lekarzy.